Protocollo informatico e gestione documentale

Classificazione, protocollazione ed assegnazione documenti in arrivo al Comune, gestione delle Pec/mail in arrivo sulle caselle istituzionale e della posta cartacea (trasformazione della stessa in digitale) con assegnazione ai vari settori. Annullamenti e

Tipo di organizzazione: Ufficio

Cosa fa

Classificazione, protocollazione e assegnazione degli atti in arrivo al Comune attraverso la gestione del protocollo informatico;
conservazione dei documenti, analogici e digitali, dei flussi documentali e degli archivi, tenuta del protocollo informatico, e conservazione dei relativi registri, polo regionale di conservazione documenti digitali;
coordinamento, gestione e monitoraggio del processo di conservazione a norma dei documenti informatici;
redazione ed aggiornamento periodico del manuale di gestione documentale;
tenuta dell’archivio corrente e di deposito con le connesse funzioni di classificazione, ricerca, scarto e trasferimento atti;
ricezione delle offerte per gare ad evidenza pubblica;
gestione della posta cartacea con selezione dei documenti da non protocollare (riviste, ecc.) come da manuale di gestione;
gestione di tutte le PEC/mail in arrivo sulle caselle istituzionali ed assegnazione ai settori – servizi competenti;
gestione di tutte le mail in arrivo sulla casella di posta elettronica interna trasmesse dagli uffici interni con protocollazione ed assegnazione ai settori-servizi competenti;
Annullamento quando possibile delle registrazioni su richiesta degli uffici con motivazione;
Ricerche documentali per i vari servizi/uffici;
Fornisce indirizzi di carattere generale a ciascun servizio/ufficio sulla gestione del protocollo;
tenuta e deposito atti giudiziari presso la Casa comunale;
consegna atti giudiziari in deposito presso la casa comunale ai soggetti destinatari.